E-Mail & Kundenkommunikation
Jeder Kunde bekommt die richtige Nachricht, zur richtigen Zeit
Terminerinnerungen, Follow-ups und Willkommensnachrichten laufen automatisch im Hintergrund, während Sie sich auf das Gespräch mit dem Kunden konzentrieren, nicht auf das Nachfassen.
- Live in 1–4 Wochen
- DSGVO-konform
- Kein Systemwechsel nötig
Beispiel · Posteingang
Woran es hakt
Das Problem: Kundenkommunikation bleibt auf der Strecke
Keine Erinnerung, keine Rückmeldung, keine Nachfrage nach dem Termin, nicht aus Absicht, sondern weil im Tagesgeschäft die Zeit fehlt.
Heute bei Ihnen
- Kunden vergessen Termine, niemand erinnert sie.
- Anfragen bleiben tagelang unbeantwortet.
- Bewertungen werden nie aktiv angefragt.
- Mitarbeiter verbringen Stunden mit Routine-Mails.
Mit Delmatic
- Automatische Terminerinnerung per E-Mail, ohne Mehraufwand.
- Sofortige Rückmeldung bei jeder neuen Anfrage.
- Bewertungsanfrage geht automatisch direkt nach dem Termin raus.
- Das Postfach sortiert und beantwortet Routinefälle von selbst.
Die gute Nachricht: Das lässt sich einmal einrichten und läuft danach automatisch mit, ohne dass jemand daran denken muss.
Bausteine
Die Bausteine für Ihre automatisierte Kundenkommunikation
Einzeln oder kombiniert einsetzbar, jeder Baustein spart Zeit im Tagesgeschäft und sorgt dafür, dass Kundenanfragen rund um die Uhr zuverlässig beantwortet werden.
Ihre Kunden rufen lieber an? Dann nimmt ein KI-Assistent die Anrufe an und gibt sie genauso sortiert weiter. KI-Assistenz ansehen →
Beispiel-Szenario
Branche: Hausverwaltung
Eine Mietbescheinigung am Dienstagvormittag
Ohne Automatisierung macht die Betreuerin jeden Schritt selbst: das Postfach sichten, die Mail dem Objekt zuordnen, die Bescheinigung aus den Vertragsdaten tippen und den Vorgang hinterher im Ticketsystem nachtragen. Mit Delmatic ist dieselbe Mail schon erkannt, zugeordnet und abgelegt, der Antwortentwurf steht, und dokumentiert wird der Vorgang von selbst. Dieselbe Mechanik greift bei jeder wiederkehrenden Anfrage, auch abends und am Wochenende.
- Erkannt und zugeordnet, ohne Zutun
- Antwortentwurf statt leerer Seite
- Dokumentiert und abgelegt
01 · Eingang
Di. 09:12
Eine Mieterin bittet um eine Mietbescheinigung
02 · Zuordnung
Di. 09:13
Die Mail liegt im Postfach der Betreuerin, Anliegen und Objekt sind erkannt, abgelegt ist sie im passenden Unterordner
03 · Entwurf
Di. 09:14
Der Antwortentwurf steht samt Vertragsdaten, eine Freigabe genügt
04 · Antwort
Di. 09:20
Die Antwort ist raus, die Mieterin hat ihre Bescheinigung
05 · Ablage
Di. 09:20
Der Vorgang ist dokumentiert und im Ticketsystem hinterlegt
Gesamtdauer
unter 10 Minuten
Schnittstellen
Läuft mit dem, was Sie schon haben
Sie müssen nichts wechseln. Wir verbinden uns mit den Programmen, die Sie bereits nutzen.
Gmail / Google Workspace
Postfach-Anbindung für automatische Klassifizierung und Antworten.
Outlook / Microsoft 365
Gleiche Funktionen für Unternehmen mit Microsoft-Umgebung.
Kalender
Google Calendar, Cal.com oder Calendly als Basis für automatische Erinnerungen.
CRM-Systeme
HubSpot, Pipedrive & Co. für personalisierte Nachrichten und Reaktivierung.
Google Business Profile
Automatische Bewertungsanfragen direkt nach dem Termin.
Ablauf
In 4 Schritten zur automatisierten Kundenkommunikation
Kein aufwändiges IT-Projekt, kein Wechsel Ihres Postfachs. Der Ablauf ist bewusst schlank gehalten, damit Sie schnell erste Ergebnisse sehen.
- 01
Analyse Ihrer Kommunikationsprozesse
Welche Nachrichten laufen heute manuell, wo bleiben Anfragen liegen, wo geht Zeit verloren?
- 02
Workflows entwerfen und freigeben
Sie sehen den gesamten Ablauf, bevor eine einzige Nachricht automatisch verschickt wird.
- 03
Einrichtung und Test
Wir verbinden Ihre Systeme und testen jeden Ablauf mit echten Beispielen vor dem Go-live.
- 04
Übergabe & Betreuung
Änderungen an Ihren Abläufen? Wir sind direkt erreichbar, ohne Ticketsystem.
Weitere Leistungen
Weitere Automatisierungen für Ihr Unternehmen
Diese Prozesse automatisieren wir ebenfalls, oft im selben Projekt kombinierbar.
FAQ
Noch Fragen?
Ihre Frage ist nicht dabei? Im kostenlosen Erstgespräch klären wir alles Weitere.
Kostenloses ErstgesprächJa. Wir bauen die Workflows DSGVO-konform auf, mit Double-Opt-in, wo nötig, und auf Systemen, die Sie kennen. Die rechtliche Prüfung Ihrer konkreten Datenschutzerklärung übernimmt weiterhin Ihr Anwalt oder Datenschutzbeauftragter, wir liefern die technische Grundlage dafür.
Nicht, wenn sie an einen echten Anlass gekoppelt sind: eine Terminerinnerung, ein Follow-up nach dem Besuch, eine Reaktivierung nach langer Pause. Frequenz und Kanal legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.
In den meisten Fällen ja. Gängige Systeme wie HubSpot oder Pipedrive lassen sich anbinden, für andere Systeme prüfen wir die Möglichkeit im Erstgespräch.
Jede Nachricht wird aus Ihren echten Kundendaten zusammengesetzt: Name, letzter Kontakt, gebuchte Leistung. Die Texte legen wir gemeinsam fest, sie klingen wie von Ihnen geschrieben.
Individuell nach Aufwand, keine Standardpakete. Im Erstgespräch bekommen Sie eine transparente Einschätzung.