Terminbuchung & Kalender
Termine, die sich von selbst bestätigen, einsortieren und rechtzeitig ankündigen
Jede Terminanfrage, die per Telefon, E-Mail oder Formular reinkommt, bedeutet für Sie: Nachschauen, Verfügbarkeiten prüfen, Termin eintragen, kurz vorher erinnern und bei einer Absage das Ganze nochmal von vorne. Wir automatisieren diesen ganzen Ablauf. Sie sehen am Ende nur noch bestätigte, richtig zugeordnete Termine im Kalender.
- Live in 1–4 Wochen
- DSGVO-konform
- Kein Systemwechsel nötig
Beispiel · Kalender
Der Alltag heute
Schluss mit manueller Terminjonglage
Jeder dieser Schritte kostet Zeit und hängt davon ab, dass jemand daran denkt. Wir übernehmen sie automatisch, damit sich Ihr Team um die eigentliche Arbeit kümmern kann.
Heute bei Ihnen
- Anfragen kommen per E-Mail oder Anruf rein und werden einzeln von Hand bearbeitet.
- Verfügbarkeit und Qualifikation werden manuell im Kalender geprüft.
- Termine werden von Hand bestätigt und eingetragen.
- Erinnerungen hängen davon ab, dass jemand daran denkt.
- Bei einer Absage beginnt die Suche nach einem Ersatztermin von Hand, oder der Slot bleibt leer.
- Bei mehreren Mitarbeitern wird die Zuordnung zur eigenen kleinen Verwaltungsaufgabe.
Mit Delmatic
- Anfragen werden automatisch erfasst, ohne manuelle Bearbeitung.
- Verfügbarkeit und Qualifikation werden automatisch geprüft.
- Termine werden automatisch bestätigt und im Kalender eingetragen.
- Erinnerungen gehen automatisch zum richtigen Zeitpunkt raus.
- Bei einer Absage informiert das System automatisch passende Ansprechpartner oder wartende Kunden.
- Ihrem Team werden nur noch die Fälle vorgelegt, die wirklich eine Entscheidung brauchen.
Einmal aufgesetzt, arbeitet der Terminprozess bei jeder neuen Anfrage automatisch mit, ohne dass jemand aus Ihrem Team daran denken muss.
Bausteine
Die Bausteine für Ihren automatisierten Terminablauf
Einzeln oder kombiniert einsetzbar, jeder Baustein spart Zeit bei der Terminverwaltung und sorgt für einen Terminablauf, der rund um die Uhr zuverlässig funktioniert.
Beispiel-Szenario
Branche: Physiotherapie-Praxis
Eine Patientin bucht einen Termin und sagt kurzfristig ab
Ohne Automatisierung hängt jeder Termin an einer freien Minute an der Rezeption, und eine kurzfristige Absage bedeutet meist eine leere Stunde, während Personal, Räume und Geräte weiterlaufen. Mit Delmatic läuft die Terminvergabe automatisch durch, eine Erinnerung geht rechtzeitig raus, und abgesagte Termine übernimmt die Warteliste.
- Weniger vergessene Termine
- Freie Termine werden neu besetzt
- Mehr Zeit an der Rezeption
01 · Anfrage
Eingang
Eine Patientin fragt nach einem Termin
02 · Prüfung
Sofort
Das System prüft freie Zeiten und Qualifikation und bestätigt den Termin
03 · Eintragung
Sofort
Der Termin steht im Praxiskalender und in der Terminliste
04 · Erinnerung
Einen Tag vorher
Die Erinnerung geht automatisch raus
05 · Absage
Kurzfristig
Die Patientin sagt über den Umbuchungslink ab
06 · Ergebnis
Sofort
Die Warteliste greift, der Termin ist neu besetzt
Gesamtdauer
unter 2 Minuten
Schnittstellen
Läuft mit dem, was Sie schon haben
Die allermeisten gängigen Systeme lassen sich problemlos über API-Schnittstellen anbinden, ohne dass Sie Ihren Anbieter wechseln müssen.
Kalender-Tools
Egal ob Google Calendar, Microsoft 365/Outlook oder Calendly, Termine werden direkt mit Ihrem bestehenden Kalender synchronisiert.
Kommunikationskanäle
Erinnerungen und Bestätigungen laufen über den Kanal, den Sie schon nutzen, etwa WhatsApp Business, Slack oder E-Mail.
Ablauf
In 4 Schritten zum automatisierten Terminablauf
Keine komplizierte Systemumstellung, kein monatelanges Projekt. Wir halten den Ablauf schlank, damit Ihr Terminprozess schnell automatisiert läuft.
- 01
Erstgespräch
Welches System nutzen Sie, wie viele Mitarbeiter und Terminarten, wo hakt es am meisten?
- 02
Konzept
Sie bekommen einen konkreten Plan, welche Schritte automatisiert werden.
- 03
Aufbau & Testphase
Wir bauen die Automatisierung um Ihr System auf und testen sie mit echten Beispieldaten.
- 04
Übergabe & Betreuung
Änderungen an Terminarten oder Mitarbeitern? Wir sind direkt erreichbar, ohne Ticketsystem.
Weitere Leistungen
Weitere Automatisierungen für Ihr Unternehmen
Diese Prozesse automatisieren wir ebenfalls, oft im selben Projekt kombinierbar.
FAQ
Noch Fragen?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihren aktuellen Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, was sich automatisieren lässt und was nicht.
Kostenloses Erstgespräch vereinbarenNicht unbedingt. Wenn Sie bereits Outlook, Google Calendar oder eine Branchensoftware nutzen, bauen wir die Automatisierung darum herum. Nur wenn gar kein geeignetes System vorhanden ist, empfehlen wir eins.
Ja. Die Zuordnung berücksichtigt Verfügbarkeit und Qualifikation je Mitarbeiter, auch über mehrere Standorte hinweg, sofern die Kalenderdaten entsprechend gepflegt sind.
Das System informiert automatisch die hinterlegten Ansprechpartner oder wartende Kunden, damit der Slot möglichst schnell neu besetzt werden kann. Eine Garantie auf sofortige Neubesetzung gibt es naturgemäß nicht, das hängt von der Nachfrage ab.
Das ist ein separates Thema, das über einen Zahlungsanbieter läuft und rechtlich sauber aufgesetzt werden muss. Sprechen Sie uns bei Bedarf im Erstgespräch darauf an.
Das hängt von der Komplexität Ihres Terminprozesses ab. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie eine konkrete Einschätzung.