KI-Assistenz
Kein Anruf geht mehr verloren, auch wenn gerade niemand rangehen kann
Sie sind im Termin, beim Kunden oder schon im Feierabend, und das Telefon klingelt. Ein KI-Assistent nimmt den Anruf an, fragt das Wichtige ab und schickt Ihnen die Anfrage sortiert ins Postfach. Auf Ihrer Website beantwortet derselbe Assistent Fragen im Chat.
- Live in 1–4 Wochen
- DSGVO-konform
- Kein Systemwechsel nötig
Beispiel · Anruf-Zusammenfassung
Woran es hakt
Das Problem: Anrufe kommen, wenn niemand Zeit hat
Nicht, weil niemand will, sondern weil alle gerade etwas anderes tun. Genau dann ruft jemand an, der einen Auftrag hätte.
Heute bei Ihnen
- Anrufe landen auf der Mailbox, und der Anrufer versucht es woanders.
- Rückrufzettel ohne Nummer oder mit unklarem Anliegen.
- Ein dringender Fall geht zwischen normalen Anfragen unter.
- Die Arbeit wird unterbrochen, um immer wieder dieselben Fragen zu beantworten.
- Anfragen über die Website bleiben bis zum nächsten Bürotag liegen.
- Was am Telefon besprochen wurde, steht nirgends.
Mit Delmatic
- Jeder Anruf wird angenommen, auch nach Feierabend und am Wochenende.
- Name, Nummer, Anliegen und Rückrufwunsch kommen vollständig per E-Mail.
- Dringende Fälle werden erkannt und sofort an die zuständige Person gemeldet.
- Öffnungszeiten, Zuständigkeit und Leistungen erklärt der Assistent selbst.
- Der Website-Chat nimmt Anfragen sofort auf und gibt sie sortiert weiter.
- Jedes Anliegen liegt schriftlich vor, auf Wunsch direkt in Ihrem CRM.
Einmal eingerichtet, springt der Assistent immer dann ein, wenn niemand rangehen kann. Wann das ist, entscheiden Sie.
Bausteine
Die Bausteine für Ihren Telefon- und Chat-Assistenten
Einzeln oder kombiniert einsetzbar. Sie legen fest, wann der Assistent einspringt, was er fragt und wohin die Anfragen gehen.
Beispiel-Szenario
Branche: Kfz-Werkstatt
Ein Anruf am späten Nachmittag
Ohne Assistent landet ein Anruf auf der Mailbox, während alle in der Werkstatt stehen. Die wenigsten Anrufer sprechen etwas auf, sie rufen einfach die nächste Werkstatt an. Mit Delmatic nimmt der Assistent an, fragt das Wichtige ab, und Sie haben die Anfrage vollständig vor sich, sobald Sie die Hände frei haben.
- Kein Anruf läuft ins Leere
- Alle Angaben schriftlich
- Sie rufen gezielt zurück
01 · Anruf
16:40 Uhr
Ein Kunde ruft an, die Bremsen quietschen, er braucht einen Termin
02 · Annahme
Nach wenigen Klingelzeichen
Der Assistent nimmt an und stellt sich als digitaler Assistent vor
03 · Erfassung
Im Gespräch
Er fragt nach Anliegen, Fahrzeug, Dringlichkeit und Rückrufnummer
04 · Übergabe
Nach dem Auflegen
Sie bekommen alle Angaben per WhatsApp oder Slack, nach Dringlichkeit sortiert
05 · Ergebnis
Kurz danach
Sie rufen zurück, mit allen Infos, und vereinbaren den Termin
Ergebnis
Auftrag bleibt bei Ihnen
Schnittstellen
Läuft mit dem, was Sie schon haben
Sie brauchen keine neue Telefonanlage und keine neue Nummer. Der Assistent hängt sich an das, was Sie heute schon nutzen.
Ihre bestehende Telefonnummer
Anrufe kommen per Rufumleitung zum Assistenten, etwa wenn niemand abnimmt oder nach Feierabend. Das geht mit den meisten Anschlüssen und Anlagen, auch mit der Fritzbox.
- Festnetz
- Mobilfunk
- Fritzbox
- Telefonanlage
Postfach, Messenger und CRM
Zusammenfassungen kommen in Ihr bestehendes Postfach, ob Outlook oder Gmail, dringende Fälle zusätzlich per WhatsApp oder Slack. Auf Wunsch landen Anfragen direkt in Ihrem CRM oder Ihrer Buchhaltungssoftware.
- Outlook
- Gmail
- Slack
Ihre Website
Der Chat wird mit wenigen Zeilen eingebunden und funktioniert mit den meisten Website-Systemen. Anfragen aus dem Chat landen am selben Ort wie die vom Telefon.
- WordPress
- Wix
- Shopify
- Webflow
Ablauf
In 4 Schritten zu Ihrem Telefon- und Chat-Assistenten
Keine neue Telefonanlage, keine Umstellung für Ihr Team. Bevor der Assistent den ersten echten Anruf annimmt, haben Sie ihn selbst getestet.
- 01
Gespräch über Ihre Anrufe
Wer ruft an, mit welchen Anliegen, wann sind Sie nicht erreichbar, und was gilt bei Ihnen als dringend?
- 02
Assistent einrichten und Ansage freigeben
Wir hinterlegen Ihre Leistungen, Öffnungszeiten und Regeln. Sie hören sich die Begrüßung an und geben sie frei.
- 03
Testanrufe vor dem Start
Sie und Ihr Team rufen den Assistenten selbst an, mit echten Anliegen aus Ihrem Alltag. Erst wenn alles passt, schalten Sie die Rufumleitung ein.
- 04
Übergabe & Betreuung
Neue Leistung, andere Öffnungszeiten? Wir passen den Assistenten an. Direkt erreichbar, ohne Umwege.
Weitere Leistungen
Weitere Automatisierungen für Ihr Unternehmen
Diese Prozesse automatisieren wir ebenfalls, oft im selben Projekt kombinierbar.
FAQ
Noch Fragen?
Ihre Frage ist nicht dabei? Im kostenlosen Erstgespräch klären wir alles Weitere.
Kostenloses ErstgesprächJa. Der Assistent sagt gleich zu Beginn, dass er ein digitaler Assistent ist. Das schreibt die KI-Verordnung der EU vor, und es ist auch fair gegenüber Ihren Kunden. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, hinterlässt seine Nummer und bekommt einen Rückruf.
Nein. Ihre Nummer bleibt, wie sie ist. Sie richten eine Rufumleitung ein, zum Beispiel wenn nach 20 Sekunden niemand abnimmt, wenn besetzt ist oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten. Die Umleitung lässt sich jederzeit wieder ausschalten.
Sie legen fest, was bei Ihnen als dringend gilt, zum Beispiel eine Panne oder ein Wasserschaden. Erkennt der Assistent so einen Fall, werden Sie oder die zuständige Person sofort benachrichtigt. Einen Notdienst ersetzt er nicht: Für echte Notfälle bleibt Ihre Notdienstnummer der richtige Weg, und der Assistent nennt sie auch.
Nein. Wir richten den Assistenten so ein, dass keine Tonaufnahme gespeichert wird. Es bleibt nur die schriftliche Zusammenfassung des Anliegens, und auch die nur so lange, wie Sie sie brauchen.
Er nimmt Anliegen auf, beantwortet Standardfragen und gibt alles sortiert weiter. Er berät nicht, nennt keine Preise, die Sie nicht freigegeben haben, und sagt keine Termine fest zu, wenn Sie das nicht möchten. Kommt er an eine Grenze, nimmt er die Nummer auf, und Sie rufen zurück.
Grundsätzlich ja. WhatsApp braucht eine eigene Einrichtung über Meta. Ob sich das für Sie lohnt, besprechen wir im Erstgespräch.
Sie zahlen eine einmalige Einrichtung und einen monatlichen Betrag, in dem ein Kontingent an Gesprächsminuten enthalten ist. Wie viel das bei Ihnen ist, hängt davon ab, wie oft der Assistent einspringt. Das schätzen wir im Erstgespräch gemeinsam ab.